GESTÃO DOCUMENTAL: aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD)

Resumo

A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) é uma ferramenta da Gestão Documental, que faz parte da Gestão por Processos, sendo fundamental para a execução das rotinas da empresa, através do mapeamento de suas atividades, contribuindo para que sejam alcançados os objetivos da organização. Através da TTD é possível verificar os documentos gerados e quais deverão ser guardados em meio físico (folhas arquivadas) e/ou em meio eletrônico (digitalização). A tecnologia da informação nesse momento ganha espaço com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e os softwares específicos para digitalização. Nesse sentido, este trabalho tem por objetivo aplicar e propor melhorias à Tabela de Temporalidade de Documentos em um ambiente secretarial de uma organização. Para o desenvolvimento do trabalho e aplicação dessa proposta, foi escolhido um setor de uma instituição de ensino superior. O trabalho foi baseado em uma metodologia específica para desenvolvimento e aplicação de Tabela de Temporalidade Documental (TTD), proposta por Paula (1995). Dos resultados encontrados, destacou-se a agilidade e praticidade na busca pela informação dos usuários do setor; eliminação de documentos e pastas desnecessárias, o que só foi possível com a aplicação da TTD nos processos que o setor executa, melhorando a organização do espaço físico. Pretende-se, com os resultados alcançados, implantar futuramente o GED, aproveitando todos os benefícios que as tabelas de temporalidade documental proporcionam, assim como a constante melhoria do processo de arquivamento.